Come fare un follow-up corretto dei contatti acquisiti dal web, senza sprecare tempo e ottimizzando il tasso di conversione

Sebbene sia un canale dispendioso, la fiera rimane sempre un ottimo mezzo per raggiungere potenziali clienti B2B in linea con i tuoi desideri. Dietro ogni business ci sono delle persone, e la fiera ti permette di incontrarle dal vivo e iniziare già a conquistare la loro fiducia, mentre si fanno un’idea reale di chi tu sia e di come lavori.

Fin qui torna tutto. Peccato che però non tutte le persone che si sono mostrate interessate alla tua azienda e che ti hanno lasciato il loro contatto poi sono diventate clienti effettivi, finendo così nel dimenticatoio. Bene, ora è arrivato il momento di rispolverare tutti quei contatti in archivio ottenuti nel corso degli anni e farli fruttare.

Ricorda che i tuoi potenziali clienti nel frattempo avranno visitato molti altri siti che offrono prodotti o servizi simili ai tuoi, quindi devi dare loro una buona ragione per ricordarsi di te e, infine, scegliere proprio te, la tua azienda. Ecco perché è fondamentale procedere con la “coltivazione” dei contatti che hai già in saccoccia da tempo o di quelli che acquisirai man mano con altri canali, facilitando il lavoro ai tuoi commerciali.

Prima di cominciare, come è messo il tuo database di contatti?

Se ci segui da un po’, saprai bene che in Yourbiz non amiamo il disordine.

La premessa, prima di procedere alle attività di follow-up, è che tu abbia raccolto i contatti in modo ordinato, aiutandoti con dei moduli da compilare, o caricandoli direttamente all’interno di un CRM o in qualsiasi altro modo tu preferisca.

Per esempio, puoi impostare dei moduli in cui indicare i contatti del potenziale cliente, il suo ruolo, i prodotti o i servizi che gli interessano maggiormente, il settore in cui opera, e così via. Ti tornerà utile per personalizzare le email durante le attività di follow-up, facendo sentire il potenziale cliente coccolato e, soprattutto, compreso.

Programma una strategia di Lead Management

Una volta inseriti i contatti in un CRM – in Yourbiz utilizziamo HubSpot – inizia a coltivarli con una strategia di Lead Management, in modo da continuare la relazione che hai iniziato, ad esempio, con un semplice download di una brochure dal sito. 

Uno dei metodi più applicati nel B2B è la creazione di un flusso di email di un numero variabile, in cui non manchino:

• Una prima email di ringraziamento per aver scaricato il materiale informativo;
• L’inserimento di Call to Action nel testo dell’email per spingere il destinatario a fissare una call o un appuntamento con un commerciale, anche solo per ottenere maggiori informazioni;
• Del materiale promozionale personalizzato sulla base delle esigenze che il contatto ha esposto.

Qualche accorgimento per un workflow di successo

La regola generale nel follow-up è la rapidità: non fare mai passare troppo tempo da quando il contatto scarica dei materiali dal tuo sito, ma batti il ferro finché è caldo, cioè finché il prospect si ricorda ancora di te e ha interesse nella tua azienda.

Ecco perché è di vitale importanza iniziare con una email di ringraziamento per avere visitato il tuo sito ed essere entrato in contatto con te. Ma non inviare la stessa email a tutti i contatti: personalizzala in base ai suoi interessi reali e, soprattutto, poni molta attenzione all’oggetto. È la prima cosa che viene letta e, purtroppo, in molti casi è anche l’unica. Ma tu ti distinguerai dalla massa dei tuoi competitor, vero?

Nelle email successive:

• Invia contenuti di valore per i tuoi potenziali clienti: ancora una volta, inizia dagli argomenti che stanno più a cuore, tocca i tasti sensibili;
• Coinvolgi i contatti inserendo un link o una CTA che li porti a compiere una determinata azione, per esempio scaricare il tuo nuovo catalogo aggiornato o a leggere un blog post in cui hai riassunto le domande più frequenti sui prodotti/servizi che offri o la risoluzione di particolari problematiche;
• Inserisci, in un’altra email, una promozione speciale o uno sconto in modo che chi ti legge sia più propenso a ricontattarti per un preventivo, portandolo al livello successivo;
• Infine, inserisci sempre il tuo contatto in calce, in modo che sia facile ricontattarti. 

HubSpot, il CRM per organizzare i contatti e tracciare le email di follow-up

Organizzare i contatti è probabilmente la parte più complicata e che richiede più tempo. Se hai un CRM come HubSpot, però, puoi catalogarli direttamente in fase di registrazione. 

E non solo: puoi anche gestire i contatti e tracciare tutte le loro azioni, monitorando il grado di interesse che hanno nei confronti della tua azienda. Inoltre, ti permette di automatizzare il workflow in base alle tue impostazioni iniziali, con un notevole risparmio di tempo, tracciando ogni email che invii durante il follow-up.

Tracciare le email, infatti, ti permette di vedere:

• il loro tasso di apertura generale;
• chi apre le tue email e quando;
• quali email vengono lette di più.

Ti aiuterà ad aggiustare il tiro, creando contenuti sempre più specifici e interessanti per i tuoi contatti o cambiano il giorno e l’orario di invio.