La mappatura e la digitalizzazione dei processi è un servizio su cui Yourbiz si è specializzata negli ultimi anni, portando numerosi benefici alle aziende. L’ultimo cliente su cui ci siamo messi alla prova è Ideazione Spazio, un’azienda veronese con esperienza quarantennale nell’edilizia.
Grazie a Wrike, piattaforma di cui siamo diventati partner, e alle nostre competenze, siamo riusciti a implementare una nuova pipeline da condividere con partner esterni del cliente, a digitalizzare e rendere più fluido l’intero processo, aumentando allo stesso tempo l’efficienza delle persone coinvolte.
L’obiettivo del cliente
Ideazione Spazio opera nel settore privato e si occupa della gestione della documentazione relativa al bonus 110%.
Una delle sue grandi sfide era quella di mappare il processo di gestione delle pratiche relative al bonus, stenderle attraverso la creazione di un diagramma di flusso e implementarle successivamente in un software dedicato, migliorando il processo attraverso automatismi ed efficientamenti.
La nostra strategia: mappatura dei processi e implementazione del software perfetto
Abbiamo suddiviso l’esigenza del cliente in due macrointerventi:
- Implementazione di un software che vada oltre la semplice stesura di una to-do list, che consenta di tenere sotto controllo la situazione di ogni pratica, aiutando a focalizzarsi maggiormente sui progetti più vicini alla chiusura.
- Miglioramento della gestione dei documenti relativi alla singola pratica.
La prima attività svolta per il cliente è stata la mappatura del processo, ovvero il tracciamento di tutte le attività che avvengono in azienda. In questo modo ci è stato possibile identificare ogni singolo passaggio, individuare alcuni punti migliorabili e standardizzare il processo per tutto il reparto.
Nell’immagine: il processo di gestione delle pratiche messo per iscritto sotto forma di diagramma di flusso, il quale prende in causa tutte le variabili esistenti e le azioni da compiere in ogni caso.
In parallelo all’attività di mappatura, non restava che identificare la piattaforma che si avvicinasse maggiormente alle esigenze del cliente e che permettesse di seguire il processo con ordine ed efficienza.
La scelta è ricaduta sul software Wrike per diversi motivi, in particolar modo per:
- La replicabilità dei progetti attraverso la realizzazione di un Blueprint (un modello personalizzabile contenente le attività “standard” che devono essere presenti all’interno di un progetto, replicabile in pochi secondi);
- Il monitoraggio di tempistiche e scadenze;
- La gestione delle conversazioni e scambio della documentazione tra i diversi attori all’interno della piattaforma;
- L’approvazione dei documenti scambiati direttamente in piattaforma;
- La comprensione immediata dello stato di avanzamento di ogni singolo progetto;
- La verifica complessiva dello stato di avanzamento dei progetti attraverso reportistica ad hoc, per concentrare le risorse sui progetti più vicini alla chiusura.
Nell’immagine: parte del processo riportato in Wrike (visualizzazione delle attività appartenenti a un singolo progetto in modalità Diagramma di Gantt).
L’ultimo step che ci ha coinvolti è stata la formazione al personale con relativa stesura del manuale, per avere sempre con sé tutte le istruzioni necessarie per sfruttare al meglio la piattaforma Wrike e ottimizzare il processo.
Il risultato finale
Wrike si è confermata la piattaforma migliore per le esigenze di questo progetto. Grazie alle nostre competenze e alle sue numerose funzionalità siamo riusciti, infatti, a ottenere in poco tempo:
- La standardizzazione del processo: abbiamo realizzato per il cliente un processo ad hoc, ottimizzato e facilmente replicabile da chiunque.
- L’ottimizzazione delle tempistiche: grazie all’automazione, terminata l’attività precedente, il sistema passa all’attività successiva e notifica l’assegnatario. In questo modo il tempo dedicato alla gestione di una pratica viene ridotto visibilmente.
- Una gestione centralizzata: la condivisione dei file e le conversazioni avvengono sempre all’interno della piattaforma.
Enrico Dusi, titolare di Ideazione Spazio, si è mostrato molto entusiasta del risultato ottenuto:
Ci siamo affidati a Yourbiz a inizio anno, quando abbiamo deciso di implementare in Wrike una nuova pipeline da condividere con partner esterni alla nostra azienda (studi tecnici, imprese e altro ancora) ma che fanno parte del nostro processo produttivo. Pertanto, siamo riusciti a ottimizzare le procedure di comunicazione tra i reparti (interni ed esterni) e tempistiche di esecuzione, permettendoci un maggior controllo sui processi di esecuzione e vendita. Hanno capito da subito le nostre esigenze, dimostrando una grande empatia nei confronti dei nostri obiettivi. Inoltre, si sono sempre mostrati disponibili a offrirci supporto.
La collaborazione è stata così proficua che le attività con questa azienda proseguono da allora, ottenendo risultati sempre migliori.
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